数据库中的数据分类繁多， 想要从中查找出需要的数据， 如果仅依靠翻看每一个数据表， 不仅查找困难还容易出错。而此时， 查询的出现拯救了我们的双眼和双手。
查询是指在数据表中， 根据给出的查询条件， 对数据库中的数据记录进行查询搜索， 筛选出符合条件的记录， 形成一个新的数据集合， 以方便对数据库的查看和分析。
用户在使用数据库中的数据时，并不能单独使用某个数据表中的数据， 而需要将关系的多个表中的数据一起调出使用。 如果有需要， 还要将调出的数据进行一定的计算才能使用， 此时，使用查询对象就可以完成需要的操作。
使用查询， 不仅可以查看、 搜索和分析数据， 还可以实现以下几项功能。
- 在数据库中添加、 删除或更改数据。
- 实现筛选、 计算、 排序和汇总数据等操作。
- 可以完成复杂的多表之间的查询。
- 可以生成新的基本表。
- 自动处理数据管理任务， 如定期查看最新数据。
- 查询结果可以作为其他查询、 窗体和报表的数据源。
但在使用查询之前，我们需要了解查询类型。在 Access 2016 中提供了选择查询、 操作查询、参数查询、 交叉表查询和 SQL 查询等5种查询类型。
选择查询是最常用的查询方法，它的作用是根据用户提供的条件， 从一个或多个数据表中检索数据， 并且在数据表中显示结果， 也可以使用选择查询来对数据进行分组， 并且对查找到的数据记录进行总计、 计数、 求平均以及其他类型的统计计算等。
选择查询主要有以下几种。
- 简单查询： 简单查询是最为常用的一种查询方式， 可以从一个或多个表中将符合条件的数据提取出出来， 还可以对这些数据进行继续编辑等操作。
- 汇总查询： 汇总查询比简单查询的功能更强大， 不仅可以提取数据，还能对数据进行各种统计和汇总。
- 重复项查询： 重复项查询能将数据表中相同字段的信息和内容集合在一起显示， 主要用于对各种数据的对比分析。
- 不匹配查询： 不匹配查询是将数据表中不符合查询条件的数据显示出来， 作用与隐藏符合条件的数据功能相似。
操作查询是在一个操作中更改许多记录的查询， 分为 4 种类型： 生成表查询、 更新查询、 追加查询和删除查询。
- 生成表查询： 生成表查询从一个或多个表中检索数据， 然后将结果集加载到一个新表中。 该新表可以放在已打开的数据库中， 用户也可以在其他数据库中创建该表。
- 更新查询： 使用更新查询可以添加、 更改或删除一条或多条现有记录中的数据。 可以将更新查询视为一种功能强大的【查找和替换】对话框形式。 可以输入选择条件(相当于搜索字符串) 和更新条件(相当于替换字符串)。 与【查找和替换】 对话框不同， 更新查询可接受多个条件， 可以一次更新大量记录， 并可以一次更改多个表中的记录。
- 追加查询： 追加查询可将一组记录(行) 从一个或多个源表(或查询) 添加到一个或多个目标表。通常， 源表和目标表位于同一数据库中， 但并非必须如此。 例如，用户获得一些新客户以及一个包含有关这些客户的信息表的数据库。 为了避免手动输入这些新数据， 可以将这些新数据追加到数据库中相应的表中。
- 删除查询： 从一个或多个表中删除一组记录。 例如， 可以使用删除查询来删除没有订单的产品。
参数查询是指在执行查询时， 将弹出【输入参数值】 对话框， 在其中输入参数后， 要以指定的参数返回查询结果。 例如， 需要查询部门的详细信息， 可以创建一个参数查询， 输入需要查看的部门， 查询部门信息， 如下图所示。
交叉表查询是用来计算某一字段数据的总和、 平均值或其他统计值，然后对结果进行分组。 一组值垂直分布在数据表的左侧， 另一组值水平分布在数据表的顶端， 使数据的显示形式更加清晰， 让用户更容易理解和分析。 例如， 用户想查看产品的销售总计， 但是又想查看产品每月的销售统计， 可以使用交叉表查询， 让每行显示一种产品的总计， 每例显示一个月份的产品销售统计。